Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Datenschutzkontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unseren Datenschutzkontakt wenden:

3. Bereitstellung und Nutzung des Portals

Bei der Nutzung von DATSIS Vision werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung, Absicherung und Nutzung der Plattform erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Benutzername und Benutzerkennung,
• Name und geschäftliche Kontaktdaten,
• Kundenzuordnung und Benutzerrolle,
• Berechtigungen und Zugriffsrechte,
• Anmelde- und Sitzungsinformationen,
• Datum und Uhrzeit von Zugriffen,
• technische Protokoll- und Fehlerdaten sowie
• Informationen über innerhalb des Portals ausgeführte Aktionen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung der Plattform, zur Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, zur Gewährleistung der Informationssicherheit sowie zur Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen.

4. Verarbeitung innerhalb von DATSIS Vision

Abhängig von den durch den jeweiligen Kunden genutzten Modulen können innerhalb von DATSIS Vision unterschiedliche Informationen verarbeitet werden.

Dokumentenmanagement und ISMS

Bei der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten können Benutzerinformationen, Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten, Prüftermine, Kommentare, Versionen und Protokolldaten verarbeitet werden.

Aufgaben und Projekte

Bei der Nutzung von Aufgaben- und Projektfunktionen können insbesondere Verantwortlichkeiten, Termine, Statusangaben, Kommentare und projektbezogene Informationen verarbeitet werden.

Zeiterfassung und Abwesenheiten

Soweit diese Funktionen durch den Kunden eingesetzt werden, können Arbeitszeiten, Pausen, Projektzeiten sowie Angaben zu Urlaub und sonstigen Abwesenheiten verarbeitet werden.

Schulungen und OptiLearn

Im Zusammenhang mit Schulungen können Teilnehmerdaten, Schulungszuordnungen, Bearbeitungsstände, Antworten, Ergebnisse, Abschlussdaten und Zertifikatsinformationen verarbeitet werden.

Dateien und Nachweise

Benutzer können – abhängig von ihren Berechtigungen – Dokumente, Nachweise und weitere Dateien innerhalb der Plattform speichern oder bereitstellen. Der jeweilige Kunde ist dafür verantwortlich, dass nur für den vorgesehenen Zweck erforderliche und zulässige Inhalte eingestellt werden.

5. Protokollierung und Informationssicherheit

Zum Schutz der Plattform und der darin verarbeiteten Informationen können sicherheitsrelevante Ereignisse und Benutzeraktionen protokolliert werden.

Dies dient insbesondere der Erkennung und Untersuchung technischer Fehler, der Abwehr unberechtigter Zugriffe, der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge sowie dem sicheren Betrieb der Plattform.

6. Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen in Betracht.

Das berechtigte Interesse kann insbesondere im sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren Betrieb der Plattform liegen.

7. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Soweit Kunden DATSIS Vision einsetzen, um personenbezogene Daten in eigener Verantwortung zu verarbeiten, kann die HäckerSoft GmbH diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden verarbeiten.

In diesen Fällen bestimmt grundsätzlich der jeweilige Kunde die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Für Fragen zu solchen Datenverarbeitungen sollten sich betroffene Personen zunächst an den jeweiligen Kunden wenden.

8. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur solchen internen Stellen, Dienstleistern und sonstigen Empfängern zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese entsprechend den gesetzlichen Anforderungen eingebunden.

[Hosting-Anbieter und weitere relevante Auftragsverarbeiter prüfen und ggf. ergänzen.]

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Speicherdauer kann sich insbesondere nach der Vertragsdauer, den durch den Kunden festgelegten Löschfristen, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie der Erforderlichkeit zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen richten.

10. Cookies und Sitzungsinformationen

DATSIS Vision kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden, die für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und die technische Bereitstellung der Plattform erforderlich sind.

Soweit darüber hinaus nicht technisch erforderliche Technologien eingesetzt werden, ist hierfür – soweit gesetzlich erforderlich – eine entsprechende Einwilligung einzuholen.

11. Sicherheit der Verarbeitung

Zum Schutz personenbezogener Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Diese dienen insbesondere dem Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder unzulässiger Offenlegung von Daten.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Risikos, des Stands der Technik und der jeweiligen Verarbeitung regelmäßig überprüft und weiterentwickelt.

12. Ihre Datenschutzrechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben betroffene Personen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung personenbezogener Daten,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit sowie
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

13. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich Funktionen der Plattform, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.